5 советов по организации успешной IT-конференции


Оглавление (нажмите, чтобы открыть):

Энциклопедия маркетинга

Каталог консалтинговых компаний

Библиотека маркетолога

Как организовать успешную конференцию

Ирина Барская Управляющий директор Infor-media Russia
Журнал «Маркетинг Менеджмент», № 9 за 2007 год

      Компании, организующие конференции, преследуют разные цели. Для кого-то это основной бизнес, кто-то позиционирует себя как лидера индустрии, и конференция закрепляет за ним этот статус, некоторые рассматривают конференцию как важную составляющую традиций компании. И все же, при разбросе целей, ни один организатор не хочет провалить свою конференцию, не хочет, чтобы она получилась скучной и собрала мало участников. Поэтому в своей статье я буду исходить из общих для всех задач — выгодно продать свое мероприятие и провести его качественно, на высоком уровне.

Начинаем подготовку

Как правило, компания берется за организацию делового мероприятия, когда, во-первых, появляется актуальная проблема, волнующая ее целевую группу, и, во-вторых, эта целевая аудитория сконцентрирована и достижима (то есть компания обладает необходимой базой данных).

В самом широком смысле конференция представляет собой микс из четырех составляющих:

  • информации о состоянии отрасли (аналитики, прогнозов на будущее, законотворческих инициатив);
  • возможностей для контактов с коллегами, экспертами, представителями властных структур, потенциальными клиентами, поставщиками и партнерами;
  • практического опыта компаний;
  • материалов конференции (сборника докладов, аналитических отчетов, тематических изданий, списка участников).

Процесс подготовки крупного отраслевого мероприятия занимает от четырех месяцев до года. Структурно в нем можно выделить несколько ключевых этапов, на каждом из которых организатора могут поджидать подводные камни:

  1. Определение тематики будущего проекта и его целевой аудитории.
  2. Детальная разработка программы, приглашение спикеров.
  3. Продвижение конференции через различные каналы — СМИ, продажи.
  4. Организация (выбор площадки, обеспечение питанием, оборудование).
  5. После конференции — информационная поддержка делегатов, публикации о событии.

Важнейшую роль играет определение темы будущего мероприятия. Если ошибиться на этом этапе, вся дальнейшая блестящая организация и талантливые менеджеры по продажам не сделают конференцию значимым событием, собравшим ключевых игроков отрасли.

Выбирая тему, протестируйте ее по нескольким параметрам. Поставьте галочку, если ваш ответ «Да»:

  • У вас есть база контактов вашей целевой аудитории?
  • Мероприятия подобной тематики уже имели успех в вашей компании, в конкурирующей компании или за рубежом?
  • Вы получили позитивную оценку темы от нескольких внешних экспертов отрасли?
  • Вы получили позитивную оценку потенциальных участников конференции?
  • В этот период нет серьезной конкуренции среди мероприятий подобной тематики?
  • В ходе опроса вы нашли людей, желающих выступить и соответствующих по своей квалификации уровню конференции?

Чем больше положительных ответов, тем больше шансов реализовать успешный проект.

Тема конференции должна быть многогранной, затрагивать интересы всех участников рынка, а событие — состояться в «правильное» время. Самый удачный период для проведения мероприятия — это время внесения изменений в законодательство и государственную политику в определенном секторе экономики. Так, кардинальные изменения в 4-ой части Гражданского Кодекса РФ в этом году способствовали успеху конференций «Защита авторских и смежных прав: актуальные вопросы» и «Защита товарного знака» из цикла «Интеллектуальная собственность».

На первоначальном этапе записывайте все самые дикие и неожиданные идеи, не раздумывая. Группируйте их вокруг центральной идеи: кто знает, может быть именно одна из них станет изюминкой вашего проекта и выделит его из десятков других профессиональных мероприятий?

Контент и «звездные» спикеры — ключ к успеху

Очевидно, что в приглашении спикеров большую роль играет известность компании, которую они представляют, должность и опыт, которым они могут поделиться. Что касается содержания доклада, то идеальной, с точки зрения его восприятия, является такая структура: освещение общей ситуации в отрасли — 25%, кейсы — 50%, обсуждение затронутых тем — 25%.

Если вы когда-либо принимали участие в конференциях, вы знаете, какая самая распространенная жалоба среди делегатов: «содержание доклада было откровенно рекламным, мало конкретных данных и цифр» ! Даже привлекая к выступлению топ-менеджера крупнейшей международной корпорации, есть опасность, что весь доклад сведется к рассказу о том, какая это хорошая и крупная компания. Задача руководителя проекта — донести до спикера, что он рассказывает не о себе, а о том, что интересно аудитории, иначе можно потерять интерес и доверие участников конференции.

Грамотная программа конференции строится по нескольким основным принципам:

  • от теории и общего видения к case studies;
  • строго по спланированному времени;
  • от макросектора к микросектору (или от проблемы отрасли к проблемам участников рынка);
  • от сценария к дебатам и дискуссиям.

Как продвигать конференцию?

Когда сформирован продукт, задача маркетолога — проинформировать о нем целевую группу. Конечно, идеально заручиться поддержкой общефедеральных СМИ. Однако при этом нужно помнить, что добиться такой поддержки бывает сложно, трудозатратно и дорого. Иногда гораздо проще достичь целевой аудитории за счет донесения информации о мероприятии через профессиональные отраслевые издания, которые наверняка читает ваш клиент.

С одной стороны, инструментарий для продвижения конференции достаточно скуден. Все ограничивается инструментами прямого маркетинга. С другой стороны, восприятие инструментов и отклик на различные методы постоянно эволюционируют. Думаю, на страницах журнала «Маркетинг Менеджмент» не раз говорилось об общемировой тенденции — персонализации продаж. Эта тенденция заставляет организатора постоянно инвестировать в базы данных, скрупулезно персонализировать информацию, мониторить отклики по всем каналам продвижения, а также вкладывать деньги в новые технологии — чтобы для продвижения использовать именно те источники, через которые ЦА привыкла получать информацию о тенденциях рынка.

Важна также грамотная комбинация всех источников. Отклик на продажи и продвижение зависит не только от плана продвижения и продаж, но и от органично выстроенной ценовой политики. Так, объявляя скидку в 25% за раннюю регистрацию, мы должны удостовериться, что за две недели до окончания указанного срока делегат получит эту информацию по всем источникам. Это позволит получить до 40% поступлений за 10 недель до начала мероприятия.

Один из самых эффективных способов привлечения делегатов бизнес-конференций — прямые продажи. Роль профессионального менеджера по продажам по телефону сложно переоценить при продвижении конференций. Мы в Infor-Media много вкладываем в обучение, мотивацию и удержание сотрудников, ведь рост опыта влияет на объемы продаж. Поэтому структура департамента у нас построена так, что менеджеры специализируются на определенных сегментах рынка: недвижимости, телекоммуникациях, логистике, финансах, маркетинге, налогах и праве, нефти и газе.

Все это обеспечивает хороший сервис, а для любой компании-организатора сервис — одно из важнейших конкурентных преимуществ.

Креативность в организации проекта

Топ-менеджеры и специалисты компаний устали от череды однотипных мероприятий, поэтому можно и нужно разнообразить формат вашего события за счет включения в расписание параллельных сессий, круглых столов, присуждения профессиональных премий, экскурсий. Например, интересным решением конференции «Работа управляющей компании на объекте коммерческой недвижимости» стало посещение московского торгово-делового центра «Новинский бульвар, 31». А на международной конференции GSM Russia была организована неформальная дискуссия представителей трех крупнейших российских операторов сотовой связи: «МТС», «МегаФона» и «Вымпелкома». Они сидели на сцене в креслах за журнальным столиком с букетом цветов, что создавало совершенно нетипичную для подобных мероприятий атмосферу и способствовало диалогу участников.

Очень важно организовать общение делегатов и спикеров. В программе конференции должно быть запланировано достаточное время для дискуссий, формального и неформального общения. Интересно, что предпочтения аудитории конференции меняются в зависимости от отрасли: так, финансистов и юристов прежде всего интересует контент мероприятия, актуальное содержание и практические кейсы, в то время как для специалистов телекоммуникационного рынка очень важны неформальная часть конференции, живое общение с коллегами по цеху во время кофе-пауз, фуршетов и дискуссий.

Стремление идти в ногу со временем заставляет включать новые опции в пакет делегата: так, недавно была введена в эксплуатацию система Expoconnection, позволяющая делегатам еще до конференции назначать и согласовывать время встреч с интересным собеседником. Мы ведь часто видим, как участники конференции здесь же заключают между собой сделку. В таких случаях делегатам можно предложить специальные переговорные комнаты.

Расширение возможностей, предоставляемых делегатам на конференции — вопрос профессионализма и изобретательности организаторов. Это может быть подборка и продажа книг по темам события, аналитические отчеты и тексты законов в папке делегата, CD, SMS-вопросы докладчикам и многие другие опции, соответствующие формату и статусу мероприятия.

Несмотря на то, что профессиональный конференционный бизнес зародился в нашей стране не более десяти лет назад, я оцениваю его будущее весьма и весьма позитивно. Сейчас объем рынка деловых мероприятий и конференций в России освоен не более чем на 15–20%, при этом рост количества событий, несомненно, будет сопровождаться повышением их качества и результативности.

Пять советов IT-партнерам для построения успешных взаимоотношений с CIO государственных организаций: опыт США

Предлагаем вашему вниманию перевод материала сайта Национальной ассоциации государственных руководителей информационных служб (NASCIO) США nascio.org «Building Successful Relationships: State CIO Advice for IT Partners».

По всей территории Соединенных Штатов семьи, компании и правительства приспосабливаются к ограниченным бюджетам. Государственные органы власти должны найти методы для экономии средств и искать варианты экономически эффективного предоставления услуг. Сегодня, более чем когда-либо ранее, штаты отдают на аутсорсинг сервисы, которые партнера из частного сектора реализуют эффективнее. Эти партнерские отношения позволяют штатам быть более эффективными и действенными в предоставлении услуг, необходимых и востребованных среди своих граждан.

Инвестиции в технологии могут приносить пользу правительствам, гражданам и предприятиям. Некоторые из них поддаются количественному измерению (экономия затрат, эффективность государственных сервисов, предоставляемых населению). Другие – такие, как готовность правительства к прозрачности, общественная безопасность – столь же важны, но их труднее измерить.


Государственные IT-директора обязаны сделать так, чтобы государственные IT-услуги оказывались с помощью наиболее эффективных (в том числе и эффективных экономически) способов. Это зачастую приводит к необходимости анализа того, как цифровая государственная инфраструктура (в первую очередь сети, центры обработки данных, телекоммуникации и приложения) управляются и закупаются. С точки зрения услуг связи, это может означать, что следует уделить особое внимание рационализации инфраструктуры путем структурирования, объединения в группы требований к ней и заключения договоров с партнерами из частного сектора для предоставления услуг по контракту.

В последние несколько лет мы увидели прогресс в отношениях между государствами и IT-партнерами, особенно в сфере закупок. Штаты традиционно используют частных партнеров для поставки определенных ключевых объектов инфраструктуры и услуг связи, однако сфера расширяется.

В соответствии с опросом, проведенным NASCIO среди IT-директоров в 2014 году, использование управляемых (т.е. переданных на аутсорсинг. – ред.) услуг увеличилось – в 2010 году к этому прибегали 50% штатов, а в 2014 году – 60%. Кроме того, аутсорсинг отдельных IT-услуг вырос с 42% до 81% за тот же период времени.

При назначении новых государственных IT-директоров, NASCIO подчеркивает для них важность партнеров из частного сектора. NASCIO объясняет новым чиновникам, что партнеры из частного сектора требуются им, чтобы быть успешным, и это сотрудничество становится более важным, чем когда-либо. Советы от нынешних и бывших IT -директоров указывают на то, что с изменениями в демографической ситуации и составе рабочей силы, а также в связи со стремлением к подотчетности и прозрачности, новые зарождающиеся технологии играют важную роль в IT, и компании из частного сектора работают над этими технологиями и предлагают решения на рынке. Государственные органы власти могут извлечь выгоду из изучения и мобилизации частного сектора – именно так министерства и ведомства смогут сосредоточиться на своей основной компетенции и сильных сторонах.

Как мы видим из диаграммы (составлена на основе опроса государственных CIO), в течение следующих трех лет государственные IT-директора планируют расширить свою деятельность, основанную на модели общих служб, а также будут расширять аутсорсинг.

Планы государственных CIO по организации IT-сервисов в ближайшие три года (результаты опроса CIO штатов)

Штаты будут сокращать масштаб государственных IT-активов, таких, как центры обработки данных, и будут шире использовать аутсорсинг инфраструктуры и SaaS «софт как услуга». Кроме того, IT -директора видят, что их организации принимают на себя ответственность за закупку этих управляемых услуг.

Между тем некоторые IT-директора выразили обеспокоенность в связи с подходом технологических компаний к развитию бизнеса и практики отношений с государством. Корпоративные члены NASCIO в своем проекте 2014 года определили, какие они могли бы представить рекомендации по наилучшей практике для отношений «IT-партнер и CIO».

Краткие рекомендации, приведенные ниже, следуют из интервью, взятых прошлым летом у членов рабочей группы членов NASCIO. Кроме того, были опрошены IT -директора во время ежегодной конференции NASCIO.

Пункты, представленные в этой короткой заметке, представляют собой ключевые рекомендации для улучшения и поддержания положительных отношений с государственными IT-директорами.

Будьте готовы

Для IT-партнеров, желающих участвовать во встрече с государственным CIO, быть готовым – это ключ успеха. IT-партнеры должны проделать «домашнюю работу» и изучить государственный стратегический план, архитектуру предприятия, структуру управления, бизнес-модель, и основные инициативы. Все штаты, кроме немногих, имеют свой стратегический план, который ежегодно обновляется и доступен для общественности на веб-сайте. Еще одно предложение заключается во взаимодействии с NASCIO, чтобы понять, в каких условиях работает CIO, прежде чем вступать в контакт с государственным IT-директором или техническим персоналом.

Помните, что многие штаты запрещают государственным чиновникам проводить встречи с партнерами во время процесса закупок, хотя это может поощряться на этапе предварительного конкурса. Большинство штатов имеют более или менее конкретно сформулированные принципы, политику и требования к взаимодействию с IT-партнерами.

IT-партнеры должны быть в курсе этических ограничений для исполнительной власти, а также правил подарков. Например, многие государственные чиновники не могут принять приглашение на ланч с IT-партнером или принимать какие-либо подарки, независимо от их стоимости.

Зная заранее, какие продукты/решения/сервисы вписываются в стратегический план штата, а также о правовых ограничениях отношений «CIO – IT-партнер», вы сможете облегчить себе путь к продуктивному сотрудничеству.

Предвидеть и понять проблемы штата

IT-партнеры должны приходить на встречи с набором решений проблем штата, а не только с объяснением преимущества продукта. Во время конференций NASCIO сосредоточьтесь на том, чтобы услышать проблемы IT-директоров и попытаться лучше их понять. Приходите на встречу с решением. Предвидьте будущие проблемы, поняв новые правила и законы. Будьте в курсе федеральных грантовых программ и предлагайте решения для привлечения этих грантов.

Узнайте о лучших методах обеспечения и проведения встреч

Государственные CIO в целом называют лучшими способами проведения первых взаимодействий электронную почту, межведомственные встречи и тематические события. Наименее предпочтительными были «холодные звонки» и помощь лоббистов. В интервью IT-директора заявили, что предпочитают презентации, брифинги и общие дискуссии во время обучения новым продуктам. Каждый IT-директор имеет свои собственные преференции. Постарайтесь выяснить, что именно предпочитает ваш CIO.

Во многих странах есть, как правило, консультативные советы, дни поставщика и целевые встречи на высшем уровне для обмена информацией с IT-сообществом. В большинстве стран установлено время, раз в месяц месяц или в квартал, когда проводятся такие IT-встречи. Как показали данные, полученные от CIO, количество этих встреч сильно варьируется – от нескольких до более 100 в месяц. В среднем CIO принимают 10 партнеров в месяц, поэтому крайне важно эффективно управлять временем на совещании.

Культивируйте доверие

Важно, чтобы обе стороны строили свои отношения на доверии. CIO должен понимать, что именно он готовы взять и отдать в ходе переговорного процесса, и должен дать понять это компании, с которой он работает, максимально точно, а также сказать, что их мотивирует, помимо продажи. Будьте откровенны и честны в общении. IT-партнеры должны работать в тесном контакте со штатом, они должны обучаться и делиться тенденциями и уроками, полученными на примере других штатов.

Узнайте, как использовать лоббистов (GR-специалистов)

Большинство IT-директоров предпочитают прямой контакт с партнерами, однако лоббисты и специалисты по связям с представителями госорганов (эта сфера деятельности в России чаще всего называется government relations, GR. – ред.) полезны для сбора информации и создания стратегий. Они также могут быть связующим звеном между CIO и компанией. Однако использовать лоббистов нужно с осторожностью, избегая действий «перескочить через голову» CIO – даже если установлены взаимоотношения с губернатором.

Как уже упоминалось выше, использование лоббистов является наихудшим методом для установления контактов, однако если успешные отношения уже налажены, то эти специалисты могут принести пользу.

Государственные IT-директора все чаще и чаще полагаются на IT-партнеров для ведения дел, партнерские отношения с компаниями еще никогда не были для них столь важными.

IT-партнеры могут добиться успеха, изучив клиента заранее, предвидя потребности, эффективно назначая встречи, строя отношения на доверии и с помощью лоббистов надлежащим образом.

Эти предложения являются общим руководством, важно помнить, что каждый штат и каждый CIO уникальны. И штаты, и их IT-партнёры должны работать, чтобы развивать прочные отношения, и чтобы сделать эти отношениям взаимовыгодными.

Как организовать профильную конференцию: 5 шагов на пути к успеху

Форумы, симпозиумы, круглые столы, конференции — все это формы поддержания диалога в деловом мире. Возможно, поэтому актуальность бизнес-конференций с каждым годом только растет. Компании при этом могут преследовать разные цели: для кого-то это способ продемонстрировать свой статус, кто-то отдает дань традициям. Есть и те, для кого организация профильных конференций — просто работа. В любом случае, лица, ответственные за проведение бизнес-мероприятия, стремятся сделать его максимально успешным, таким, которое впоследствии приведет к увеличению числа клиентов, будет формировать положительную репутацию компании и, в конечном счете, — способствовать приросту прибыли. Однако, в чем секрет успеха?

Разработка программы

Первый этап подготовки — это разработка программы. Но еще до него нужно определить тему конференции, цель ее проведения и ожидаемый результат. На этапе разработки очень важно учесть специфику аудитории. Например, если конференция проводится для руководителей разных предприятий, то ее формат должен иметь четкий регламент, поскольку обычно у таких людей все расписано по минутам, и сбои в программе просто недопустимы. А вот если конференция запланирована только в рамках одной компании, то можно увеличить перерывы между выступлениями и дать людям возможность пообщаться между собой, обсудить доклады.

Грамотную программу бизнес-конференции желательно строить по нескольким базовым принципам:

  • четкое планирование;
  • от теории и общих вопросов — к кейсам;
  • от проблем отрасли — к проблемам ее участников;
  • от жесткого сценария — к обсуждениям.

При составлении программы нужно учитывать особенности человеческого восприятия. Оптимально, если на выступления спикеров будет отводиться в среднем по 30 минут. В противном случае, как показывает практика, аудитория теряет интерес к сообщению, каким бы важным оно ни было. Продолжительность рабочих сессий между перерывами не должна превышать полутора часов, если же это время превышено, то люди устают, а их внимание рассеивается.

На этом же этапе необходимо определить состав самих спикеров, темы и форму их выступлений.

Привлечение спикеров и участников

Успех бизнес-конференции определяется, по большей части, именно составом спикеров. Кстати, многие организаторы грешат тем, что приглашают выступать «звезд», лекции которых иногда не совсем подходят к общей теме мероприятия. Но любое выступление на конференции должно быть частью общей концепции, а не отвлеченными рассуждениями на отвлеченную же тему.

Не стоит приглашать и спикеров-теоретиков. Практик всегда может рассказать больше, интереснее и полезнее. «Эксперты» с институтским знаниями и минимальным практическим опытом не могут дать другим участникам конференции того, чего они от нее ждут. Хорошие спикеры — это всегда хорошие практики, в их портфолио обычно имеется несколько выдающихся кейсов, опытом создания которых они готовы поделиться с аудиторией.

А вот как привлечь таких спикеров? Пожалуй, 50% успеха конференции приходится на правильный лендинг. Загадочный англицизм Landing page («лендинг пейдж») обозначает «посадочную страницу» или «страницу захвата лидов», что ненамного понятнее. Говоря проще, речь идет о сайте, содержащем одну страницу, на которую попадает человек, кликнув по ссылке, выданной поисковиком. Главная задача такого сайта — превратить посетителя в потенциального клиента. Чтобы это стало возможным, лендинг удерживает внимание посетителей только на одном сообщении и стимулирует желание выполнить определенное целевое действие, например, заполнить заявку на участие в конференции. Прекрасным примером удачного лендинга можно считать сайт проходящего ежегодно международного экономического форума в Санкт-Петербурге — ПМЭФ-2020.

Мастер Йода рекомендует:  Искусственный интеллект помогает производить нейлон

По сути, первое, что видит потенциальный участник конференции — это лендинг, так что с ним стоит тщательно поработать.

Еще один оригинальный метод привлечения спикеров — создание роликов, в которых рассказывается о конференции, а также о том, почему организаторы хотят пригласить именно этого спикера. Как показывает практика, это срабатывает лучше, чем обычный пресс-релиз или формальное безликое приглашение.

Выбор и подготовка площадки


На этом этапе выбирается место проведения и проводится его подготовка к конференции. Выбор площадки зависит от количества участников. Чаще всего бизнес-конференция — это достаточно масштабное мероприятие, так что зал должен быть вместительным. Кроме того, необходимо продумать места для проведения круглых столов, чилаута и кофе-брейков. Если конференция длится больше одного дня, необходимо позаботиться о гостинице для размещения участников.

Очень важно, чтобы помещение, в котором проводится конференция было соответствующим образом оформлено — просто снять зал недостаточно. Каждое мероприятие, прямо и косвенно, направлено на усиление лояльности к компании и улучшение ее имиджа. Поэтому имеет смысл использовать все возможности продвижения бренда и укрепления положительных ассоциаций, с ним связанных. А чтобы подчеркнуть значимость и особенность самой конференции, желательно провести и ее собственное брендирование: разработать логотип, оформить площадки проведения, подготовить информационные стойки, выставочные стенды, баннеры с символикой.

Для успешной организации конференции желательно сочетать сразу два вида брендирования: один использовать на этапе лендинга, второй — в рамках дизайна полиграфической продукции. Тогда вероятность получить быструю отдачу от мероприятия в плане роста продаж и получения прибыли максимально велика, поскольку целый ряд факторов сработает на захват лидов, узнаваемость бренда, улучшение репутации компании и формирование положительного имиджа.

Кроме того, помещение, в котором проводится конференция, должно быть полностью оснащенным технически: микрофоны, проекторы, компьютеры, ноутбуки — все в исправном состоянии и все находится под рукой.

Формирование раздаточного материала

Участники бизнес-конференции в ходе мероприятия получают большой объем важной для них информации, из которой записать или запомнить они смогут только небольшую часть. Чтобы повысить эффективность конференции, рекомендуется сформировать раздаточные материалы. Это могут быть краткие или расширенные тезисы выступления спикеров, пресс-релизы, факт-листы, справки, кейсы, рекламные материалы, блокноты, буклеты, бейджи, визитки основных компаний-участников.

Можно сформировать специальные инфо-пакеты для каждого участника конференции. Желательно, чтобы все раздаточные материалы был оформлены в едином фирменном стиле компании, разработанном с учетом специфики мероприятия.

Для повышения эффективности раздаточных материалов можно применить несколько особых приемов. Прежде всего, они должны идентифицироваться с мероприятием, на котором они были получены. Например, желательно разместить на них логотип конференции или выполнить их в той цветовой гамме, которая были использована для ее оформления. Еще один психологический прием, повышающий ценность материалов в глазах участников, — наличие свободного поля для их собственных пометок и записей. По утверждениям психологов, люди трепетно относятся к тому, что они записали собственноручно, и придают такой информации большое значение. А значит, и тот предмет — буклет или визитка — на котором эти записи были сделаны, будет бережно сохранен. Правильная полиграфия в сочетании с продающим дизайном — один из факторов успеха конференции.

Регистрация участников на самом мероприятии

Предварительная регистрация участников обычно проходит онлайн в течение нескольких месяцев со дня объявления даты проведения. Желательно держать процесс регистрации под постоянным контролем, чтобы знать итоговое количество участников, их квалификацию и другие важные аспекты.

В день открытия конференции участники обязательно должны пройти процедуру регистрации уже по прибытии на место. Очень важно, чтобы она проходила быстро, без задержек. Например, если каждый участник в ходе регистрации получает определенное место, то необходимо четко и сразу информировать его об этом. Недопустимо, чтобы гости стояли в очереди к регистрационному столу — это испортит впечатление от мероприятия еще до его начала. Чтобы этого не произошло, желательно сформировать команду, которая будет заниматься именно этими вопросами. Обычно место регистрации — это просторный зал, фойе или холл, тематический оформленный, в котором представлена вся необходимая информация по конференции.

При соблюдении этих несложных правил, успех бизнес-конференции не заставит себя ждать. Однако есть еще одно, последнее, но не менее важное правило. По окончании мероприятия не забудьте поблагодарить всех тех, кто принял в нем участие, и тех, кто помогал в его подготовке.

Пять советов CDO по успешной реализации цифровой стратегии в 2020 г.

Марк Фулшем, директор по цифровым технологиям (CDO) благотворительной организации Scope, работает над тем, чтобы технология стала играть решающую роль в деятельности, ставящей целью предоставить инвалидам те же возможности, которые имеются у всех остальных людей.

Он пришел в Scope в сентябре после десяти с лишним лет работы CIO в страховой группе esure. «Я хочу, чтобы опекаемые нами клиенты верили, что Scope реально о них заботится, — говорит Фулшем. — Я хочу, чтобы наша организация рождала новаторские идеи, которые бы немедленно реализовывались и адаптировались к запросам конкретных людей. Я также хочу, чтобы клиенты могли использовать наши продукты и сервисы с наибольшей личной пользой».

Он сформулировал пять руководящих принципов для выработки цифровой стратегии, которая в 2020 г. может значительно повлиять на бизнес.

1. Думайте о людях

По словам Фулшема, CDO должен гарантировать, чтобы на переднем крае работы от идеи до поставки продукта или сервиса было понимание интересов клиентов. CDO должен побуждать других управленцев старшего звена участвовать в проектировании продуктов и сервисов совместно с клиентами. Когда продукты поступают в использование, говорит Фулшем, CDO должны продолжать следить за поведением клиентов.

«Анализируйте, как люди пользуются вашими продуктами и сервисами, и налаживайте активно протекающий итеративный процесс», — рекомендует он. И добавляет, что в течение жизненного цикла продукта CDO должен привлекать различные методы, например, организацию тестовых групп на этапе проектирования и онлайновые механизмы обратной связи на этапе внедрения.

Для CDO также важно, чтобы его фокус на людей распространялся и на внутренний бизнес, и на внешних партнеров. Внутри организации, говорит Фулшем, крайне важно сформировать сильные группы и заниматься продуктом при тесном взаимодействии разных подразделений, не позволяя людям работать в функциональной изоляции. Свой вклад в этот процесс должны вносить и поставщики.

«Для успешной цифровой трансформации необходимо иметь ряд действительно сильных партнеров, — отмечает он, приводя в качестве примера свои многолетние миллионные контракты с Virgin Media, которые помогают Фулшему и его команде продвигать в жизнь перемены в ведении бизнеса. — Это служит усилителем того, что мы делаем на цифровом фронте».

2. Не будьте слишком твердыми

Успех в цифровизации, считает Фулшем, это нечто большее, чем просто использование правильной технологии, содействующей трансформации бизнеса. Хотя облака, приложения и средства коллективной работы являются ключевыми инструментами, от CDO зависит, чтобы и они, и их организации были достаточно проворными, модифицируя свои подходы с изменениями требований бизнеса.

«Если у вас есть цифровая стратегия — это прекрасно, но будьте готовы в один прекрасный день внести в нее изменения, — говорит он. — Если ваши клиенты говорят, что кое-что надо поменять, вы должны обладать способностью быть гибкими. Эта способность зачастую сильно связана с внутренним складом мышления и особенностями людей, которые вас окружают».

По мнению Фулшема, вести цифровой бизнес без креативности невозможно. «Маневренность и инновации идут рука об руку. Чтобы создать наилучшие цифровые сервисы, вам надо объединить много людей и идей, — говорит он. — Эта амальгама разносторонних идей поможет вам найти для возникшей проблемы решение нового типа. Ведь вы наверняка хотите сделать нечто отличное от конкурентов, будь то коммерческий бизнес или благотворительная организация».

3. Будьте строгими со своими данными

Фулшем говорит, что данные — это кровь в жилах современной организации. Он выделяет два ключевых элемента, необходимых для успешного использования информации в пределах организации. Во-первых, CDO должны полноценно задействовать аналитические возможности, которые могут давать большие данные. Во-вторых, CDO должны работать над защитой данных.

«Вам надо знать, какими данными владеет ваша организация и как вы намерены их использовать, — говорит он. — Равным образом, вам следует знать, какие виды данных нуждаются в сильных уровнях защиты. Вы должны стоять на страже своей организации. Киберриски продолжают усиливаться, а уязвимости вездесущи».

Фулшем считает, что в стратегическом плане у этого двуединого подхода нет внутреннего противоречия: «Добывание информации и безопасность фактически являются двумя сторонами одной монеты, двумя элементами, которыми надо управлять в тандеме».

4. Действуйте сервисно-ориентированным способом

В 2020 г. организации будут расширять покупки сервисов через облако. Фулшем отмечает, что работа с ресурсами, выделяемыми по требованию, заставит CDO думать о том, как их компания будет покупать эти сервисы и как внутренние финансовые службы смогут определять эффективность этих облачных затрат.

«Вам придется думать о финансировании этих расходов, — говорит он. — То, как вы будете управлять контрактами на базе сервисов, скорее всего будет отличаться от традиционных мероприятий и будет иметь сильный уклон в сторону операционных, а не капитальных затрат».

По словам Фулшема, сервисы, покупаемые управленцами в облаке, должны соотноситься с общей динамикой бизнеса их компании. Любой CDO должен обеспечить, чтобы его организация могла гибко перестраивать свои цифровые сервисы в ответ на более широкие бизнес-тренды независимо от того, будут ли эти перемены помесячными, сезонными или ежегодными.

«Если вы хотите поддерживать функционирование сервисов на цифровой основе, ряд вещей надо делать по-иному, — говорит он. — Сервисно-ориентированный подход требует, чтобы каждая составная часть организации понимала, что операционная модель может нуждаться в изменениях в терминах затрат и технической интеграции».

5. Фокус на эффективности результатов

И вендоры, и отраслевые эксперты продолжают превозносить всеобщую цифровизацию. Однако Фулшем отмечает, что управленцы должны избегать цифровизации лишь ради самой цифровизации. «Этот подход бессмыслен — вы одновременно должны думать о создании ценностей и возврате инвестиций», — говорит он. — С облаками вы будете обеспечивать функционирование цифровых сервисов не так, как раньше, и с новыми процессами будут связаны определенные риски, например, в смысле использования услуг организаций или продуктов, еще не полностью утвердившихся на рынке, или в смысле вашей возможности адекватного масштабирования при росте запросов бизнеса«.

Так же как переход к сервисно-ориентированному бизнесу требует перемен в образе мышления, так и оценка ранних результатов цифровой трансформации требует изменений в определении ценностей. «Риски становятся выше, но одновременно расширяются возможности, — говорит Фулшем в контексте задач, встающих перед CDO. — Постарайтесь понять, как вы будете создавать ценности и какое время это займет. Будьте готовы к скорым неудачам и к необходимости коррекции избранного подхода, если не будет получаться то, что требует ваш бизнес».

10 советов по организации успешного ивента

Когда я готовила свое первое событие, мне рассказали о забавном правиле «Утиного лица» ( The Duck Face Rule ). Это значит, что внешне вы должны быть спокойным и умиротворенным. На самом же деле вы активно гребете лапками под водой, чтобы удержаться на плаву, но никто не должен об этом узнать. До сих пор я считаю это самым ценным правилом.

Организация мероприятия – непростая задача, но я могу выделить 10 ключевых моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы все прошло успешно.

1. Определите цели и формат.

Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить критично. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? От ответа будет зависеть формат мероприятия: концепция, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еда и звук.

Постарайтесь не зацикливаться на традиционных форматах. Обратите внимание на «(не)конференции», формат «печа-куча», TED -формат, тематические завтраки, онлайн-события, мероприятия на открытом воздухе. Главное, чтобы формат способствовал достижению цели мероприятия.


2. Уделите внимание планированию.

В плане продумайте логистику, контент и продвижение мероприятия. Создайте документ, доступный всей команде, в котором каждый сможет видеть задачи друг друга и общую картину. Сначала подготовьте список главных задач, а потом максимально детализируйте в виде конкретных шагов, которые необходимо сделать. Важно указать в плане время, необходимое для выполнения задачи. Часто его недооценивают, и подготовка идет медленнее, чем вы ожидаете.

Для планирования можно использовать шаблоны Google , программы, например, Asana , Trello , Podio , GanttPro , Teamweek . Не подведет и обычный документ Excel .

3. Составьте бюджет с учетом непредвиденных ситуаций.

Посмотрите на список своих задач и отразите их в бюджете. Также стоит подумать о резерве на случай непредвиденных ситуаций. Например, в моей практике был случай, когда в день проведения мероприятия под открытым небом внезапно пошел дождь. Пришлось срочно менять локацию и транспортировать всю технику и мебель. Такие ситуации лучше продумать заранее и подготовиться к ним финансово.

Как вариант можно использовать такой шаблон бюджета, а можно адаптировать его или придумать свой.

4. Дьявол в деталях.

Если хотите приятно удивить своих гостей, продумайте все до мелочей: как проходит регистрация, кто и в каком виде встречает участников, какая играет музыка, есть ли у вас интересный фотоугол, как оформлены ваши презентации и одета команда, чем заполнены перерывы.

Например, во время регистрации можно предоставить участникам возможность посетить короткий мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информативные видео.

Постарайтесь удивить людей и создать wow -эффект, превысьте их ожидания в самых обыденных вещах. Именно это создает атмосферу мероприятия.

5. Проверяйте локацию и продумайте план «Б».

Всегда проверяйте локацию лично еще на этапе ее выбора. В самый неожиданный момент может выясниться, что в зале плохо работает кондиционер, нет туалета для людей с особыми потребностями или ширина дверного проема не позволяет занести внутрь технику. Поэтому тестируйте такие моменты заранее.

Однажды я проводила конференцию на 50 участников, и через час после начала владелец помещения попросил нас удалиться без объяснения причин. В итоге, мы провели часовой тренинг с участниками в парке неподалеку, пока не нашли нового помещения. Кажется, что с вами такой ситуации не случится, но лучше всегда иметь план «Б».

6. Распределяйте зоны ответственности.

Очень важно распределить задачи между членами команды не только на этапе подготовки, но и во время проведения мероприятия. Распределите ответственность людей по зонам. Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то за встречу спикеров, кто-то за технику, кто-то за кейтеринг, кто-то за взаимодействие с медиа и т.д. У каждого должна быть своя зона, которую нужно контролировать все время мероприятия.

Раздайте всей команде документ с распределением обязанностей, чтобы каждый знал, к кому с каким вопросом обращаться.

7. Расскажите о мероприятии своей аудитории.

Не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения мероприятия. Тип события, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определят ваш маркетинговый подход. Выбирая информационных партнеров, сосредоточьтесь на тех, кто общается именно с вашей аудиторией. Лучше иметь немного партнеров, но целевых, чем рассказать о событии абсолютно всем.

Также важно создать одно ключевое сообщение, которое будет транслироваться по всем каналам. Убедитесь, что оно лаконично и точно передает идею мероприятия вашей аудитории.

8. Уделите внимание сервису.

Позаботьтесь о том, чтобы ваша команда следовала правилу «Утиного лица». Будьте приветливы со всеми участниками, спикерами и партнерами. Старайтесь разрешить их проблему или вопрос и удовлетворить ожидания, даже если вы чувствуете усталость и у вас все идет не по плану. В конечном счете, люди запомнят именно то, как к ним относились и какую атмосферу создали, а не что рассказывал спикер со сцены.

9. Сделайте финальную проверку за сутки до мероприятия.

Убедитесь, что вы сообщили участникам, как добраться до локации, пригласили всех важных гостей, подготовили печатные материалы, аудио- и видеоконтент. Проверьте, все ли верно понимают свои задачи и зоны ответственности, готово ли помещение. Для этого составьте чек-лист, например, такой .

Аналогичные чек-листы можно составить и для проверки готовности в день мероприятия: все ли на своих местах, все ли работает, все ли идет по графику.

Обязательно распечатайте программу мероприятия, пускай она будет у всех членов команды и волонтеров. Также сообщите всем основные контактные номера для связи друг с другом или на случай экстренных ситуаций.

10. Попросите обратную связь.

Скорее всего, после мероприятия вы будете уставшими и довольными, но вам будет сложно объективно оценить, как все прошло. Поэтому попросите участников заполнить распечатанные оценочные листы в конце события или онлайн-форму по возвращении домой. Пускай они оценят разные аспекты: логистику, спикеров, место проведения и работу организаторов. Эта информация поможет избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших событий. Если есть возможность, соберите отзывы посредством социальных сетей или запишите видеоотзывы в конце мероприятия. Это пригодится, если ваше событие будет организовано снова.

Какое бы мероприятие вы ни организовывали, будьте настроены оптимистично и не бойтесь неожиданностей, и тогда ваше событие пройдет успешно!

Ирина Прокофьева, операционный менеджер Программы ЕС и Восточного Партнерства «Культура и Креативность», сертифицированный проектный менеджер ( IPMA , level C ), соавтор проекта Start 2 Go . Работала на глобальном и национальном уровнях международной организации AIESEC . Есть опыт проведения мероприятий самого разного формата: от однодневных тренингов до международных конференций и фестивалей.

Как организовать мини-конференцию в IT-компании

Привет, меня зовут Екатерина Костюченко. В Лайв Тайпинге я отвечаю за клиентский сервис и работу с новыми клиентами. В этой статье я хочу рассказать про алгоритм организации конференций примерно на 50 человек. Материал пригодится тем, кто хочет сделать в своей компании, но пока не чувствует уверенности или делает это впервые.

До того как я попала в Лайв Тайпинг, я занималась управлением некоммерческих проектов, в том числе делала развлекательные мероприятия, лектории. В них участвовало от 30 до 200 человек. Тема конференции не влияет на то, что требуется от организатора. Главное — это количество людей: если их будет примерно столько же, то делать ему придётся те же самые вещи. Поэтому к делу.

Основные составляющие подготовки

Итак, о чём и в какой хронологической последовательности нужно заранее подумать организатору:

  1. Когда и где пройдёт конференция? Назначьте дату и подумайте, сможет ли ваш офис вместить ожидаемое число гостей или нужно искать другое помещение. С площадкой лучше определиться за недель до мероприятия.
  2. Кто ваши спикеры? Договориться с людьми не из вашей компании и утвердить все кандидатуры нужно за шесть недель до мероприятия.
  3. Промотирование в соцсетях. Если гости конференции — не только сотрудники компании, нужно, чтобы о вас узнали другие люди. Начинать приглашать участников желательно за недель до назначенной даты.

В статье я подробно расскажу о нюансах каждого блока и о том, что делать, если возникают трудности. После этого расскажу, о чём нужно позаботиться на самом мероприятии и после него.

Дата и площадка

Подумайте, сколько вам необходимо помещений. Достаточно только зала для основной части или понадобятся отдельные помещения для ? Если ваше помещение может вместить хотя бы 30 человек, считайте, что место у вас есть.

Если офис вашей компании не подходит и вы ищите помещение, помните о:

  • транспортной доступности;
  • свободном проходе участников;
  • наличии водопровода и туалетов.

Совет для поиска площадки: обратитесь к недавно открывшимся площадкам, например, лофтам для мероприятий. Попросите место в обмен на рекламу в соцсетях и на событии.

Здесь уместно поговорить и о . Если бюджета на него нет совсем, хороший выход — пригласить частные кулинарные проекты: энтузиастов с бургерами, фалафелем, мороженым, кофе — чем угодно. Они разворачивают на месте события свой прилавок, и гости могут купить у них угощение или напитки. Еда за деньги — это нормальная практика для мероприятий, где не нужно платить за вход. Но с «едой» нужно договориться хотя бы за пару дней, чтобы успеть рассказать о ней в группе и предупредить гостей о том, что нужно взять с собой наличку.


Спикеры

Просите выступить людей, которых вы знаете. Если лично со спикером вы не знакомы, ищите общих знакомых и попросите представить вас.

Почему нужно искать общие связи? Выступление с докладом на мероприятии — дело 15 минут, но перед ним нужно подготовить доклад, а то и презентацию. Когда об этом вас просит знакомый человек, отказаться или проигнорировать просьбу сложнее, чем в случае, если просит незнакомец. Поэтому не стесняйтесь просить о помощи.

Что должно быть в сообщении потенциальному спикеру:

  • представьтесь : напишите, кто вы и из какой организации, приложите ссылку на корпоративный сайт — так вы сэкономите собеседнику время;
  • изложите суть дела: чему посвящена конференция, когда она будет, что вы хотите от человека в связи с этим;
  • заканчивайте сообщение вопросом. Например, спросите, не хочет ли он встретиться и обсудить формат выступления. Конечно, это стоит делать, если убеждать устно у вас получается лучше;
  • расскажите , как выступление этого человека поможет вашим гостям прокачать скиллы. Как правило, людям приятно, когда к их любимому делу проявляют внимание и интерес.
  • Пишите кратко. Пары абзацев в предложения вполне достаточно.

В рамках последующего общения сообщите спикеру хронометраж его выступления, обозначьте дедлайн подготовки материала, в том числе презентации. Подумайте о формате выступления: будет ли это рассказ про опыт, или ещё форма активности.

Если это , узнайте, нужно ли оборудование, специальные программы или реквизит. Спросите спикера, кому будет полезен : широкой аудитории или узким специалистам. Всю эту информацию нужно получить от спикера до того, как вы начнёте промотировать событие. Вы должны понимать, какую пользу вы предлагаете гостям.

Мастер Йода рекомендует:  Биотехнологии — всё по этой теме для программистов

Если ваши спикеры добросовестно прислали вам презентации за несколько дней до конференции, отсмотрите их на своём проекторе и убедитесь, что текст и изображения хорошо считываются. Это поможет избежать ситуации, когда рассказчик обращает внимание слушателей на презентацию, на которой ничего не видно.

Узнайте, можно ли включить презентацию в рассылку после мероприятия или выложить её в соцсетях. Объявите до или во время доклада, что материалы будут доступны позже. Тогда гости смогут спокойно слушать и обдумывать вопросы, а не напряжённо фотографировать слайды. Когда конференция закончится, не забудьте выполнить обещание и выложить презентации.

Что может пойти не так?

Спикер может скинуть вам нечитаемую презентацию за пять минут до выхода. Будьте готовы переместить доклад в расписании, а в это время найти человека, который вместе с автором приведёт презентацию в лучший вид.

Спикер не пришёл. Хорошо, если вы узнаёте об этом за 15 минут до его выступления. Тот же трюк: перемещайте выше других спикеров, или объявите гостям о том, что времени на нетворкинг будет больше.

Всегда будут вещи, которые выйдут контроля. Попытайтесь принять это, сдаваться рано — впереди ещё куча дел.

Анонсирование и промотирование мероприятия

Самый простой способ рассказать о мероприятии — создать встречу во ВКонтакте. Лучше сделать это за месяц до мероприятия. Не пренебрегайте оформлением и попросите дизайнера помочь.

Во встрече укажите место и время начала, тему конференции, кому она будет полезна. Перед тем как приглашать людей, сделайте как минимум три поста, не забывая сопровождать их картинками:

  1. Напишите основную информацию о событии. Не бойтесь повторяться и рассказывать, что здесь вообще происходит.
  2. Расскажите об организаторах, то есть о вашей компании.
  3. Снова кратко напишите о событии, пригласите людей вступать во встречу и просите репоста.

Кроме этого, в каждом посте нужно дать ссылку на форму регистрации. Количество зарегистрировавшихся, как правило, ближе к числу реальных гостей, чем количество отметившихся во встрече.

В полях формы попросите написать имя, фамилию и вид деятельности человека, его номер телефона и имейл. В форме обязательно сообщите, зачем вы просите номер телефона. С ними связан неочевидный лайфхак: за день и за пару часов до встречи вы можете отправить им смс с напоминанием. Сделать это несложно, а вероятность, что сообщение прочитают, высока.

Собрав имейлы участников, вы сможете сделать рассылку после мероприятия: приложить к ней ссылки на презентации и полезные материалы от спикеров. Это даст плюс 50 к пиару вашей компании, ведь вы прислали полезный контент.

Ищите среди знакомых администраторов пабликов, которые могли бы репостнуть сообщение о вашей конференции. Пишите другим и организаторам подобных событий в вашем городе. Не стесняйтесь — если вам откажут, вы ничего не потеряете, а сомнения только украдут у вас время.

У вас появился список спикеров и докладов? Отлично! Рассказывайте о них в группе. О каждом докладчике — отдельный пост с его предварительно согласованной фотографией, ссылкой на профиль в соцсети, рассказом о нём самом и его докладе. Напомните читателям, что этого человека можно будет услышать на вашей конференции числа, и приложите ссылку на регистрацию.

Ещё один способ рассказывать о событии и толкать участников конференции к дискуссии — завести или чат. В нём удобно общаться после мероприятия, распространять обещанные материалы и собирать фидбэк. А ещё в чате участникам будет легче обратиться к вам напрямую.

Дела за день до мероприятия

Подготовка площадки

Проверьте, есть ли оборудование и работает ли оно.

Расположите и зону еды в отдельном помещении, чтобы те, кто хочет слушать доклады, не мешал тем, кто хочет общаться. И наоборот.

Чтобы гостям было комфортно, убедитесь, что в помещении порядок: мусорные вёдра есть, они пусты и находятся в поле видимости, бумаги в туалетах достаточно, в офисе не душно.

Подготовьте навигацию — покажите указателями, как вас найти, если в коридорах можно заблудиться. В самом помещении покажите, где туалет, чайный стол, зарядки для смартфонов. Распечатайте расписание мероприятия, оставьте или развесьте в стратегических местах, например, на уровне глаз в туалете — гости оценят находчивый UX. Объясните, где можно курить.

Забота и безопасность

В свободном доступе должна быть питьевая вода и стаканчики. Если предполагается перерыв и чайная пауза, приготовьте стол: поставьте чай, кофе, ложки, сахар, стаканчики, чайник с горячей водой или кулер с подогревом воды.

Подготовьте несколько ручек и листков бумаги — гости часто хотят записать, но забывают взять с собой канцелярию.

Позаботьтесь об имуществе компании. Если есть оборудование, смартфоны и ценные вещи сотрудников, их нужно заранее убрать в комнату, которая запирается и попасть в неё могут только организаторы. Будет неприятно, если после мероприятия пропадут дорогие тестовые устройства.

Не откладывайте на потом сбор обратной связи

На этом этапе пригодится созданный вами , но собрать фидбэк можно и вживую. Заранее распечатайте небольшие анкеты, раздайте их гостям перед официальным окончанием и попросите заполнить.

Сделайте доску для обратной связи (это могут быть листы ватмана с заголовком), а рядом оставьте фломастеры и ручки. Это малоинформативно, но людям нравится.

После мероприятия

Выполняйте обещания, которые дали гостям мероприятия. Обещали фотографии и видео? Трясите их с фотографа и оператора, а как только стрясли — выкладывайте. Если во время выступления спикер обещал аудитории выложить в группе, отправить, вспомнить, дать ссылку — напомните об этом спикеру и сами опубликуйте. Отнеситесь к его обещанию, как к собственному, защищайте свою репутацию организатора.

Попросите гостей оставить отзыв в соцсетях. Обращайтесь к лояльным участникам. Можно выложить в группе с небольшой анкетой.

Организатору в помощь

Инструменты, которые упростят вашу жизнь:

  • Google docs. Таблицы, презентации, облачное хранилище, формы — надо ли говорить, что всё это удобно использовать в команде и с разных устройств.
  • Doodle. Сервис помогает распределять участников среди , в нём можно ставить ограничения для количества участников.
  • Trello. в виде дашборда, где вы и команда организаторов видите все задачи. Вы двигаете их по этапам выполнения.
  • TimePad. Сервис для регистрации гостей, продажи билетов и рассылки напоминаний о старте события.
  • Google Календарь. Поможет планировать встречи с организаторами и спикерами.


О сервисах, помогающих в самоорганизации, мы упоминали в этой статье. В ней наш лидогенератор Александр Горлов рассказывает, как совмещать работу и жизнь участника .

Всё будет хорошо

Если всё пройдёт не так, как вы запланировали, не паникуйте. Надеюсь, что этот набор советов поможет вам сделать классное мероприятие, не залезть в долги и не стать алкоголиком. Вы взялись за непростое и нужное дело, вы уже молодец.

Региональные IT-конференции: провести и не сгореть

Организация IT-конференций в регионах — настоящий подвиг. Решение о том, что мероприятие состоится, как правило, принимается энтузиастами на свой страх и риск. Вопросов, которые нужно решить, масса: как выделиться среди похожих (и зачастую уже успешных) конференций, как завлечь в глубинку крутых спикеров, как сделать так, чтобы партнеры участники остались довольны и чтобы история продолжилась…

Мы спросили организаторов известных IT-конференций, как не выгореть и стать успешным, если ты пытаешься сделать что-то в регионе.

Водка и медведи

Плюс регионов — отличная от столичной жизнь. Многие уже бывали в Москве и Питере, выучили и исходили их вдоль и поперек. А потому путешествие в «замкадье» воспринимается как некая экзотика. Во многих российских городах есть своя изюминка, свои фишки.

Мне всегда интересно приехать и посмотреть новый город. Например, в Самаре есть Волга и огромный пляж в центре города. Это круто. Немало людей, которые приезжают на Фестиваль 404, планируют свою «городскую» программу. У них есть любимые места в городе, планы посмотреть что-то новое. Путешествие — это награда. Вдобавок ко всему, регионалы часто выигрывают у столичных конференций ценой на билеты

Впрочем, это мнение поддерживают не все. Бывает так, что региональная экзотика — это фишка лишь в глазах самих организаторов. А участники едут в глубинку с вполне конкретными мотивами: встретиться с коллегами по отрасли, обменяться опытом, получить заряд эмоций на ближайший период и, если повезёт, получить новых знаний.

Не всё то, что мы считаем экзотикой, на самом деле является таковой. Упор нужно делать на формат и качество работы с аудиторией, а остальное может быть просто приятным фоном. Кроме того, есть участники отечественные, а есть иностранные. На соотечественников вся эта региональная экзотика слабо влияет, а вот иностранцы смотрят с любопытством. На CodeFest мы периодически шутим про водку и медведей на улице. Все понимают, что шутка, но как узнать наверняка, если не приехать?

Секретный ингредиент

Помимо более демократичных цен на билеты, региональные конференции отличаются от столичных особой атмосферой.

Не знаю почему, но в регионах мероприятие получается значительно более душевным, человечным. В Москве сложнее добиться простоты общения. Кроме этого, на разных региональных конференциях бывает масса новых идей, задумок, которые можно перенять. Организация мероприятий — процесс который мы пытаемся упростить, сделать предсказуемым, но он очень творческий. Каждый раз на базис накладываешь новые идеи. А для этого нужно смотреть вокруг широко открытыми глазами. В регионах мы подсмотрели много интересного. Например, расписание с фотографиями докладчиков: ты сразу понимаешь, кто это, понятно, идет ли мероприятие по графику. Идея простейшая, но эффективная.

У меня нет какого-то топчика из N пунктов, но я бы смело выделил один: люди. Удивительный факт, но одни и те же люди, посещая столичное и региональное мероприятие, ведут себя очень по-разному. Примерно как русский турист в Сочи и в Париже — как будто два разных человека.

Атмосфера в регионах сильно отличается от столичной. Здесь всё медленнее, все друг друга знают если не лично, то через одно рукопожатие, и таких участников на конференции настолько много, что они сразу задают очень расслабленный ритм, непринужденную, очень дружественную атмосферу. Нам, как организаторам, остаётся лишь её поддержать. Наверное, это и есть секретный ингредиент. В Москве другой ритм и, как следствие, другое восприятие таких же мероприятий: другая атмосфера, более деловая

По мнению организатора ульяновской IT-конференции «Стачка», «замкадье» привлекательно для многих столичных спикеров атмосферой маленького города с огромным количеством кафешек, где можно спокойно пообщаться и отдохнуть от столичной суеты.

Многие признаются, что встречаются не в Москве или Санкт-Петербурге, а в Ульяновске, на «Стачке». Тем более, что конференция уже оправдала свое «революционное название». IT-революция свершилась: крупнейшая конференция в сфере информационных технологий теперь проходит в регионе.

Несомненный плюс конференций «в глубинке» — цена. Она значительно отличается от столичных, а потому услышать крутых спикеров и прокачать знания на региональных конференциях может большее количество людей.

И это — новые лица, горящие глаза — те, кому действительно необходимы знания. Молодые специалисты — благодарная публика, и знания, которые он получают на конференциях, дают колоссальные результаты для развития IT

Поднять мощности

В целом организаторы конференций отмечают, что сделать достойное мероприятие в регионе сложнее, чем в столице. И дело даже не в профессионализме людей, а в наличии техники или небольшом выборе партнеров-подрядчиков.

В регионах совершенно другие бюджеты, много времени нужно потратить на выстраивание самой культуры. Ты сам формируешь рынок, а потому должно пройти достаточно много лет, чтобы люди это приняли. Лично для меня серьезная проблема — отсутствие оборудования определенного уровня, которое в Москве легко найти в прокате. Везти его самолетом — космически дорого. Но чем мощнее в регионе рынок ивентов, тем мощнее рынок этих услуг. Появляется спрос — появляется предложение. Нужны энтузиасты, которые подняли бы все эти мощности: залы, площадки, сервисы полиграфии, кейтеринг, гостиницы и так далее. И тогда дело пойдет.

По мнению Алексея, большое преимущество, которое есть у регионов — возможность сделать что-то особое, выделиться. Вряд ли вне столиц проходит много подобных событий. А вот то, что организаторы испытывают определённые трудности: текучку в команде, сложности с поиском бюджета — это, скорее, не региональная специфика, а общая проблема, вне зависимости от локации мероприятия.

Найти баланс

Одна из проблем, с которой сталкиваются организаторы конференций — выгорание. Каждое мероприятие отнимает силы, члены команды оказываются выжатыми, как лимон, особенно если финансовой отдачи от вложенных сил и средств не получилось. И встает вопрос: а стоит ли заниматься этим дальше?

Фундамент конференции — это почти всегда энтузиазм и какие-то личностные мотивы её основателя. То, как было у меня, и то, что я вижу почти у всех вокруг, конференция — это что-то типа хобби, которым они занимаются в свободное от работы время. В этом и кроется основная опасность. Пока это хобби, и тебе в кайф, ты мало думаешь о своих физических и эмоциональных затратах на организацию мероприятия. Про финансовые показатели как правило вообще никто всерьез не думает: осталось чутка — отлично, не осталось — ну, главное, что не в минус. Так можно протянуть первые 3-5 мероприятий. А дальше нужно понимать, что если это по-прежнему остаётся хобби, то скорее всего в следующем году конференции может не быть, потому что сил нет, денег нет, смыслы начинают теряться где-то по пути

У многих пропадает запал, они начинают заниматься другими вещами. Лично я решил проблему так: свое хобби — организацию митапов, конференций — превратил в свою профессию. Это теперь вопрос выживаемости. Если ты хочешь стать профессионалом — сделай так, чтобы за твоё хобби платили. Важный момент: организацией нужно заниматься в команде: у одного человека, как правило, пропадает запал.

В ивент-среде есть ещё один тренд — романтизация выгорания. Мол, мы закончили работу в 5 утра, такие молодцы! Это неправильно. Осознав это, я начал ставить процессы: понял, как что всё должно быть сделано заранее и качественно, чтобы ситуации, что надо что-то ставить в 5 утра, не возникали. Нужно нанять людей, которым интересно то, что они делают. Общая рекомендация: найти оптимальный баланс между личной жизнью и работой. Лучшего совета я не знаю.

Олег Бунин уверен: для того, чтобы выгорания не было, нужно каждый раз что-то кардинально менять.

Мы давно поставили внутреннюю задачу перестать работать так, чтобы каждая конференция становилась подвигом. Это чудесная, творческая работа, которая должна занимать 8 часов, с минимальным подключением выходных. На своих первых мероприятиях я гордился, что принимал по 200 звонков накануне конференции. Это ненормально! Сейчас есть колл-центр который этим занимается

«Стачка» борется с организаторским выгоранием просто: привлечением большого количества людей, которые связаны с IT-бизнесом. Они занимаются организаций мероприятий не так часто, а потому у нас всегда есть «новая кровь», идеи и люди, которые хотят, чтобы в город приехали лучшие профессионалы

Эксперты уверены: организаторский рост приводит к систематизации, качественному, взвешенному взрослому подходу. Автоматизация процесса помогает упростить рутину. Появляется время на творческий подход.

Мой совет — объединяться: с коллегами из Москвы и других городов. Развивать экосистему, собирать вокруг себя как можно большее количество людей, искать разные форматы. Если ничего не менять в работе, выгорание гарантировано. А постоянный поиск и развитие это исключают. Это, в принципе, касается не только организации конференций, но и в целом жизни

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

IT конференции

Предстоящие мероприятия по информационным технологиям в отрасли it/телекоммуникаций

Подписка

Подпишитесь на нашу рассылку и будьте в курсе бизнес-событий по выбранным критериям:

Новости по теме

В Ульяновске состоится пятый и заключительный форум РИФ.Технологии

Самый массовый технологический форум Поволжья РИФ.Технологии состоится 28 сентября в Ульяновске на площадке дворца культуры «Губернаторский» по адресу улица Карла Маркса 2/13. Мероприятие соберет 3500 гостей со всей России и признанных экспертов из разных компаний.


Первый форум в Ульяновске прошел в 2015 году; за пять лет событие превратилось из регионального мероприятия в большую федеральную площадку для приобретения знаний в технологической сфере и обмена опытом. Цель форума — развитие IT-отрасли в регионе и стране, популяризация технологий, подготовка квалифицированных кадров.

В этом году РИФ.Технологии отметит свой юбилей, а значит программа будет еще более насыщенной. Ведущим акцентом форума станут технологии для всех. На сцене РИФТЕХ выступят:

— Дмитрий Goblin Пучков – легенда озвучки, локализатор компьютерных игр, блогер с миллионной аудиторией и один из самых известных людей Петербурга;

— Евгений КраСава Савин – «Человек года» по версии GQ, российский футболист, ведущий и комментатор телеканала МатчТВ;

— Андрей Соловьев – автор одного из самых популярных русскоязычных YouTube-каналов о мобильной технике, информационных технологиях и гаджетах;

— Александр Друзь – обладатель «Бриллиантовой совы» и хрестоматийный магистр игры «Что?Где?Когда?», один из самых эрудированных людей страны, многократный участник телеигр «Брэйн ринг» и «Своя игра».

Со сцены форума эксперты расскажут о том, куда движется развитие технологий, как они влияют на развитие рунета, блоггинг, компьютерные игры и какие навыки стоит развивать современному человеку.

Зона экспо превратится в масштабную выставку, где гости форума смогут хорошо провести время между выступлениями спикеров: аттракционы, головоломки, квиз, живая музыка и вкусная еда. А также общение с единомышленниками, последние новости из мира технологий, возможность поиска партнеров для своего бизнеса и просто отдых в стиле ИТ.

Узнать о форуме подробнее и пройти регистрацию можно на официальном сайте события: tech.rif.ru Участие в форуме бесплатное.

Компания MediaSoft разрабатывает высокотехнологичные веб-системы, бэкенды, мобильные приложения и highload-проекты с 2014 года. В компании работают более 100 разработчиков в сферах mobile, web и software.

MediaSoft находится на 1 месте в рейтинге крупнейших аутсорс-продакшнов России, на 8 в рейтинге веб-разработчиков и интеграторов и на 16 в рейтинге разработчиков мобильных приложений Tagline. Ключевые проекты компании — InJapan.ru (аукцион Yahoo), портал CarPrice, «Протек», Metrium, мобильное приложение «Мое дело», онлайн-сервис и мобильное приложение «Связной Трэвел», мобильное приложение «Мой Перекресток» и другие.

29 октября в Москве пройдет ежегодная конференция по внедрению цифровых технологий в бизнес — Tech Week 19

Площадка Tech Week два раза в год объединяет лучших предпринимателей из разных точек России и зарубежья. На осенней встрече организаторы планируют собрать 2000 человек. В конференции примут участие более 200 спикеров, среди которых планируется выступление 5 ведущих иностранных предпринимателей. Традиционно в течение мероприятия будет функционировать выставка smart-проектов для решения задач бизнеса.

Tech Week 19 — это четырехдневная прикладная конференция и выставка об инновационных технологиях для бизнеса. В отличие от других мероприятий Tech Week — это огромный образовательный хаб, на котором люди общаются, вдохновляются и могут найти готовые решения для своего дела. Знаний и контента, представленного на мероприятии, точно нет в интернете. Связи, которые можно получить за время конференции, нарабатываются годы.

Текущее мероприятие пройдет на базе Технопарка Сколково. В рамках события:

— День прикладных мастер-классов;

— Доступ на онлайн-платформу с видеозаписями докладов и презентациями.

— Цифровая трансформация бизнеса;
— Виртуальная и дополненная реальность;

— Искусственный интеллект и большие данные;
— Блокчейн-технологии;
— HR-tech;

— Digital Sales;
— Методологии управления;
— Product & Design Management;

— Бизнес-аналитика;
— Инвестиционные питчи.

— Надежда Сурова – член совета по развитию цифровой экономики при Совете Федерации ФС РФ

— Михаил Матвеев – директор по цифровой трансформации, ВТБ

— Сергей Лукашкин – директор по управлению проектами цифровой трансформации, ВТБ

— Сергей Паршиков – директор проектов дивизиона «Цифровой Корпоративный Банк», блок «Корпоративно-инвестиционный бизнес», Сбербанк
— Валерия Курмак – эксперт по инклюзивному дизайну, Сбербанк
— Сергей Кононенко – главный технический директор, Райффайзенбанк Россия
— Алексей Кудачкин – руководитель продукта департамента информационно-технологических инноваций, Газпромбанк
— Максим Авдеев – основатель и генеральный директор, QIWI Platform
— Андрей Ивашенцев – региональный директор, Microsoft
— Яков Пейсахзон – руководитель по работе с клиентами, Mail.ru Group
— Владислав Прищепов – менеджер продукта AppMetrica, Яндекс
— Михаил Высоковский – руководитель сервиса, Яндекс.Навигатор
— Юрий Смагаринский – исполнительный вице-президент по продажам и клиентскому сервису, ВымпелКом (Билайн)
— Станислав Милых – руководитель проектов по внедрению ИИ, Мегафон

— Елена Каплиева – руководитель направления по Digital-маркетингу, МТС
— Елена Левочкина – начальник отдела автоматизации бизнес-процессов, блок «Управление персоналом», МТС
— Эдуард Сегал – руководитель направления, проектный офис «Цифровая идентичность», Ростелеком
— Виталий Порубов – руководитель направления стратегии и инновации, X5 Retail Group (Пятерочка, Перекресток, Карусель)
— Михаил Дмитриев – начальник отдела мониторинга и оперативного реагирования, X5 Retail Group (Пятерочка, Перекресток, Карусель)
— Олеся Машкова – управляющий по инновациям, ВкусВилл
— Антон Бесходарный – руководитель проектов по стратегическому развитию ИТ, Газпром нефть
— Александр Калмыков – руководитель центра технологии блокчейн, Газпром нефть

— Алексей Алдошкин – аналитик инвестиционных проектов компании «АтомИнвест», Госкорпорация Росатом
— Юрий Бубнов – ведущий инженер отдела исследований и разработок, Siemens Россия
— Денис Дудоров – руководитель отдела оргразвития, Avito
— Екатерина Скижевская – инвестиционный менеджер, S7 Ventures

Почему необходимо изучать процесс внедрения цифровых технологий в бизнес и какие успешные кейсы есть уже прямо сейчас:

Опыт «М.Видео» по внедрению систем с искусственным интеллектом

Сегодня искусственный интеллект используется многими компаниям в различных секторах: логистика, управление персоналом, повышение доходов, снижение расходов и т.д. В своей деятельности его применяет и «М.Видео».

В «М.Видео» была создана специальная группа, которая занимается разработкой решений по монетизации данных и применением технологий искусственного интеллекта и машинного обучения для оптимизации различных бизнес-процессов компании.

В качестве стартового направления развития компания остановилась на решениях для улучшения клиентского сервиса и предоставления персонализированного предложения для своих клиентов. В «М.Видео» внедрили специальную систему, позволяющую оценить поведение клиента на сайте, истории его просмотров и товары, оставленные в корзине. На основе этих данных система предлагает клиенту персональные товарные рекомендации. Если зарегистрированный пользователь сайта положил какой-либо товар в корзину, но покинул интернет-магазин, не оформив заказ, система напоминает ему об этом и предлагает альтернативные по характеристикам варианты. Компания разработала модель для выбора оптимального времени взаимодействия с клиентом — когда он наиболее склонен к покупке. Кроме того, в «М.Видео» внедрили механизм подбора аксессуаров на странице основного товара — в т.ч., на основе предпочтений других покупателей. Все эти внедрения значительно увеличили конверсию в покупки.

Мастер Йода рекомендует:  20 советов и рекомендаций по работе с данными в Google Analytics

Сегодня «М.Видео» не останавливается на достигнутом и активно развивает технологии искусственного интеллекта и машинного обучения, расширяя сферу их применения. На очереди проекты по агрегации товарных отзывов, управлению ассортиментом, логистическим поставкам и прогнозированием спроса.

Узнать подробные инсайды о цифровизации продаж вы сможете из доклада директора по маркетингу «М.Видео» Антона Володькина в секции Digital Sales на Tech Week 19.

Организатором мероприятия выступает компания «Технократ». За её плечами успешные конференции:

— Russian Blockchain Week (РЭУ им. Плеханова, 2020-2020);

— Russian Tech Week (Сколково, 2020-2020);

— Цифровые технологии в Retail (Deworkacy, 2020).

Почему стоит посетить Tech Week:

— Получите преимущество над конкурентами.

Измените свое сознание, найдите новые связи и готовые решения для своего бизнеса.

Послушайте более 200 докладов от лучших специалистов в своей области.

Познакомьтесь с практической стороной внедрения технологий, работая в команде.

Познакомьтесь с более чем 80 технологичными решениями в экспо-зоне.


— Презентация своего проекта.

Арендуйте стенд и расскажите о своей компании. Получите быструю обратную связь о своем продукте.

Обменяйтесь идеями с коллегами и спикерами в неформальной обстановке на pre-party вечере.

Бронируйте места заранее с 5% скидкой по промокоду: IFPCRTW-ALLEVENTS по телефону +7 (499) 348-20-04 или на сайте:

Russian Enterprise Content Summit 2020

Ведущее ИТ-издание itWeek (до 2020 г. PCWeek) приглашает на 7-й ежегодный Russian Enterprise Content Summit 2020 (RECS’2020), который пройдет 18 сентября в Москве. Саммит посвящен системам СЭД/ЕСМ.

Мы планируем осветить следующие вопросы:

  • развитие интеллектуальной составляющей решений класса ECM (RPA, боты, машинное обучение, аналитика и др.);
  • создание и развитие централизованных и специализированных электронных архивов;
  • архитектурные тренды: консолидация ЕСМ, СЭД, ЮЗЭДО и BPM; API-интеграция ЕСМ с ERP, CRM, HR, финансовыми и другими корпоративными ИС;
  • облачные сервисы и мобильные решения для безопасной работы с корпоративным контентом и документами;
  • поддержка отечественных программных и аппаратных платформ и создание доверенных ЕСМ-сред;
  • инструменты разработки и администрирования решений;
  • тренды рынка межорганизационного ЭДО: развитие облачной и онпремис-моделей, новые бизнес-преимущества в цепочке поставок, подключение аналитических сервисов и пр.

Цифровизация как преимущество

28 августа в Торгово-промышленной палате Российской Федерации прошло заседание рабочей группы Международного форума по цифровизации ритейла. Форум организует Фонд развития цифровой экономики при поддержке Торгово-промышленной палаты РФ. На заседании обсуждались актуальные направления цифровизации ритейла и программа форума. Спикеры заседания высказали свои комментарии на тему цифровизации отрасли и озвучили предложения по наполнению деловой программы.

Заседание приветственным словом открыли Максим Черешнев, Член Совета Фонда развития цифровой экономики и Александр Антонов, Заместитель директора Департамента цифрового развития ТПП РФ.

Александр Антонов отметил, что ритейл – это одно из самых динамично развивающихся направлений экономики. Важно понимать с какими проблемами сталкивается бизнес и как эти проблемы решать в рамках цифровизации.

Максим Черешнев подчеркнул важность организации подобных форумов и организаций: «Наша задача внедрять цифровые решение, технологии и инновационные проекты, тем самым способствуя развитию цифровой экономики в рамках федеральной программы «Цифровая экономика».

На тему актуальности внедрения цифровых технологий в ритейл высказался Сергей Лебедев, Директор по связям с госорганами, Alibaba Россия: «Искусственный интеллект в Алибабе, интегрированный в социальные сети, серьезно увеличил 2/3 продаж. Продажи через социальные сети – вот за чем стоит будущее ритейла».

О важности создания цифровых торговых площадках и приложений для мобильных устройств рассказал Очеретин Виктор, Директор Диджитал, Бургер Кинг: ««За год мы подняли продажи на 30%. Приложение Бургер Кинг охватывает 5 млн пользователей». Также, Виктор отметил важность технологии Big Data: «Мы легко можем обрабатывать большой массив данных, но как правильно их использовать?». Вопрос актуален особенно для больших корпораций. Важно найти правильные инструменты для решения этой задачи об обработке и использования данных.

Бадмаев Андрей, Исполнительный директор, Cerevrum. рассказал о внедрении VR технологий в ритейл: «Мы занимаемся VR обучением персонала. Повышаем клиентский сервис, продажи». Андрей предложил уделить внимание стартапам и решить вопрос с бюрократизацией при внедрение новых проектов в компании.

Белкин Сергей, заместитель генерального Директора Национальной Компьютерной Корпорации затронул тему о важности аналитических процессов в бизнесе: «Повышение эффективности бизнеса, более быстрая интеграция инновационных бизнес-процессов – всё это достигается за счет аналитических процессов и Big Data».

Заседание рабочей группы Международного форума по цифровизации ритейла является первым и очень важным мероприятием в преддверии Форума. Заседание позволило выявить острые вопросы цифровизации отрасли, наиболее актуальные темы и учесть пожелания участников. По итогам мероприятия Организационный комитет форума внесет правки и дополнения в деловую программу, обеспечив максимальную продуктивность и насыщенность форума.

5 советов по организации конференции

Как это ни странно, со сложностями при организации научных или бизнес конференций, форумов могут сталкиваться не только новички, но также и те, кто давно работает в этом бизнесе. Дело в том, что очень часто, повторяя одни и те же действия, человек может перестать обращать внимание на некоторые детали, которые, в свою очередь, являются очень важными.

В этой статье мы раскроем несколько пунктов, которые играют очень важную роль при организации конференции.

Перед тем как организовать конференцию, вы должны четко понимать цель ее проведения. Когда вы определитесь с целью, скорее всего, она натолкнет вас на ту или иную тему. Важно, чтобы тема была максимально ясна не только для вас, как для организатора, но и для всех возможных участников. Забегая наперед, можно сказать, что к этому пункту относятся также темы и планы докладчиков. Не важно, открытая это конференция или мероприятие только по приглашению – вы должны быть в курсе тем докладов участников. К тому же, темы должны отвечать общей направленности конференции. Поэтому лишним не будет уточнить у всех докладчиков, темы выступления и краткие тезисы их речи.

Казалось бы, тут все предельно ясно – нужно следить за календарем событий и выбрать максимально свободный день, чтобы ваше мероприятие посетило как можно больше людей. Но, довольно часто, это простое правило остается незамеченным. Внимательно отслеживайте, какие еще события ожидаются в период проведения вашей конференции. Если вы понимаете, что месяц насыщен событиями разнообразной направленности и масштабов, возможно, лучше будет немного перенести свое мероприятие.

Нужно знать

При выборе дня мероприятия лучше избегать даты конференции вашего конкурента. У вас одна целевая аудитория, а поэтому вы можете столкнуться с тем, что, потратив деньги на организацию, вы не получите желаемого результата. Также стоит избегать дат официальных и религиозных праздников, важных общественных событий. При организации конференции также необходимо учитывать сезон отпусков и каникул.

Также лучше не проводить конференцию в понедельник, так как люди еще не вошли в рабочий ритм после выходных и вряд ли захотят посетить ваше событие. Лучше отдать предпочтение среде, четвергу и пятнице.

Делегируйте обязанности

Не нужно пытаться взять все в свои руки и со всеми обязанностями справляться самостоятельно. Идеальный вариант в этом случае – это правильное делегирование обязанностей на профессионалов. Позвольте специализирующейся компании не только забронировать для вас залы для проведения конференций, но также организовать кейтеринг, при необходимости, договориться об услугах переводчика, встретить ваших гостей и организовать их проживание. Таким образом, вы освобождаете себя для более важных задач — коммуникации со спикерами и т.д. Во время самой конференции распределите, кто из ваших сотрудников будет отвечать за ту или иную область мероприятия — подготовка спикеров, рассадка гостей, встреча участников и др.

К слову о месте проведения. Важно понимать, где провести конференцию. Это должно быть просторное помещение, к которому удобно доехать из любой точки города.

Модератор

Не экономьте на модераторе, закажите услуги настоящего профессионала, ведь именно от его умений, во многом, будет зависеть атмосфера мероприятия и следование регламенту.

Во-первых, модератор должен уметь заполнить паузы между выступлениями и в перерывах между докладами. Во-вторых, часто спикеры заговариваются, и вместо 20-минутного выступления могут проговорить значительно дольше, что в свою очередь затормозит всю конференцию. Модератор должен четко следить за регламентом и уметь толерантно напомнить спикеру о том, что его время заканчивается. В-третьих, модератор должен уметь удерживать внимание слушателей и, возможно, даже помогать спикеру во время его выступления, задавать наводящие вопросы и т.д.

Как видно, модератор играет очень важную роль в конференции, и в зависимости от его профессиональных качеств, он может как вытянуть мероприятие, так и напрочь его потопить.

Финальная проверка

Не лишним будет за день до мероприятия проверить полную готовность к нему. Убедитесь, что у вас готовы все раздаточные материалы, все спикеры подтвердили свое присутствие и знают, как добраться до места проведения. Проверьте, все ли ваши сотрудники знают, кто за какую область мероприятия в ответе, все ли презентации у вас на руках… Такая финальная проверка не может быть лишний при организации любого формата мероприятия, не только конференции, но и более мелких событий, ведь от того, насколько все слажено пройдет, будут зависеть общие впечатления от всего мероприятия.

Надеемся, что наши советы помогут при организации вашей конференции и уберегут вас от возможных проблем.

5 IT-конференций 2020 года: что, где, когда и сколько стоит

Мир IT не имеет границ: в разных точках планеты постоянно проходят семинары, конференции и просто крутые ивенты. Мы решили обратить ваше внимание на самые-самые из них, заодно оценив, во сколько обойдется участие, поездка и проживание.

IT Arena 2020

Даты: 29 сентября — 1 октября 2020 года.

Где: Львов, Украина.

Описание: это одна из крупнейших IT-конференций не только на Украине, но и во всей Восточной Европе. Здесь представлено более 2800 мировых компаний, в разное время здесь проводили семинары Twitter, Uber, Facebook, Philips, Samsung, IBM, Google и Microsoft. На этот год запланировано выступление 90 спикеров, среди них СЕО Rockstar, представители GitLab, Google, Microsoft. В последний день проходит масштабный музыкальный фестиваль на 3000 человек, давно известный за пределами конференции.


Стоимость участия: 140–350 € в зависимости от выбранного пакета посещения мероприятий.

Стоимость авиабилетов: перелет через Беларусь будет стоить 176 €.

Стоимость гостиницы: во Львове можно найти гостиницу на любой кошелек, но приличные варианты стартуют от 60 € за ночь.

Прочие расходы: виза для въезда в Украину не нужна, транспортные и бытовые расходы на 3 дня вряд ли превысят 150 €.

Итого: от 640 € для комфортного посещения конференции — до 1000 €, чтобы получить максимум пользы и удовольствия.

World Summit AI

Даты: 10–11 октября 2020 года.

Где: Амстердам, Нидерланды.

Описание: 6000 тысяч участников и более 140 выступлений всего за 2 дня. И все это посвящено изучению искусственного интеллекта. Среди выступающих — представители Google, Яндекс, Unity, Apple, NASA, Microsoft, IBM, Dell, Toyota, General Motors, Phillips, Qualcomm и еще нескольких десятков компаний. Масштабное мероприятие — как по формату, так и по качеству организации.

Стоимость участия: 399 €.

Стоимость авиабилетов: 278 € за прямой перелет и от 171 € за рейсы с пересадкой.

Стоимость гостиницы: чтобы жить рядом с местом проведения конференции — а это самый центр Амстердама — придется отдать минимум по 110 € за ночь. Если расположиться чуть дальше или снимать частное жилье, плюс обойтись одной ночевкой, стоимость можно сократить до 70 € за поездку.

Прочие расходы: транспорт и еда на 2 дня облегчат кошелек по меньшей мере на 140 €. Для комфортного пребывания придется выложить от 250 €. Помним про 35 € на консульский сбор за оформление визы.

Итого: поездка осенью в Амстердам на 2 дня с посещением WSAI будет стоить не менее 780 €.

Oracle Openworld

Даты: 28 октября — 1 ноября 2020 года.

Где: Сан-Франциско, США.

Описание: Oracle OpenWorld — это ежегодная конференция для тех, кто принимает решения в бизнесе, связанном с IT: коммерции, облачных технологиях, социальном взаимодействии, безопасности, больших данных и аналитике. На OpenWorld можно познакомиться с новейшими решениями в области разработки приложений, искусственного интеллекта, повышения гибкости и эффективности. Так как организатором конференции выступает Oracle, большинство спикеров представляют именно эту компанию и ее партнеров.

Стоимость участия: 2150 $.

Стоимость авиабилетов: прямых авиарейсов в Сан-Франциско из России нет, а рейсы с пересадкой будут стоить минимум в 605 $.

Стоимость гостиницы: экономить на фоне таких трат вряд ли будет смысл, поэтому заложите от 660 $ на бизнес-отель недалеко от места проведения конференции.

Прочие расходы: учитывая длительность мероприятия, есть смысл арендовать автомобиль, что обойдется примерно в 250 $. Плюс питание и городской налог — еще столько же. Сделать визу в России быстро не получится, а с учетом сборов и денег на переезды в страны СНГ стоит заложить еще хотя бы 500 $.

Итого: поездка в Сан-Франциско обойдется в 4450 $.

Gartner IT Infrastructure, Operations Management & Data Center Conference

Даты: 4–7 декабря 2020 года.

Где: Лас-Вегас, США.

Описание: одно из важнейших мероприятий для IT-руководителей состоится в конце года в Лас-Вегасе. Ожидается, что за 4 дня его посетит несколько тысяч человек, от которых зависит сегодняшний облик IT и перспективы отрасли. Пройдет более 60 семинаров, гости которых узнают о ведущих тенденциях на 2020 год, смогут обзавестись контактами и оценить нынешние успехи.

Стоимость участия: 3050–3575 $ — в зависимости от срока покупки билета и доступа к разным мероприятиям.

Стоимость авиабилетов: добраться до Вегаса чуть сложнее, чем до Сан-Франциско. Придется дважды менять самолеты и отдать при этом минимум 615 $.

Стоимость гостиницы: плюс Вегаса в том, что там есть достойные отели за умеренную плату. Снять номер на 3 ночи в пятизвездочной гостинице недалеко от центра можно за 225 $.

Прочие расходы: визовый сбор — 160 $, питание — не меньше 130 $, транспорт — от 40 $. С учетом налога на проживание и поездок для оформления визы сумма накладных составит около 510 $.

Итого: главное IT-событие уходящего года обойдется минимум в 5135 $.

И бонус-трек, если вы рядом с Швецией!

IP EXPO Nordic

Даты: 19–20 сентября 2020 года.

Где: Стокгольм, Швеция.

Описание: одна из крупнейших IT-конференций в Европе со множеством участников, стендов и тем. Масса информации об облачных технологиях, кибербезопасности, сетях, анализе данных, искусственном интеллекте.

Стоимость участия: простое посещение — бесплатно, но VIP-билет с допуском на семинары от ведущих специалистов Amazon и Microsoft обойдется минимум в 775 € (если поторопиться).

Стоимость авиабилетов: прямой рейс из Москвы — 248 €, с пересадками — от 199 €.

Стоимость гостиницы: Стокгольм — дорогой город, так что приличная гостиница недалеко от конференции будет стоить от 65 € за ночь.

Прочие расходы: если у вас нет шенгенской визы, придется отдать от 35 € за ее оформление (за срочное через посредников — и все 120 €). Транспорт и питание на 2-3 дня обойдутся в столице Норвегии еще минимум в 170 €.

Итого: эконом-вариант — 534 €, с комфортом и бизнес-программой — от 1500 €.

Как вы относитесь к конференциям? Ездите ли на них? Делитесь мнением в комментариях.

Мир IT не имеет границ: в разных точках планеты постоянно проходят семинары, конференции и просто крутые ивенты. Мы решили обратить ваше внимание на самые-самые из них, заодно оценив, во сколько обойдется участие, поездка и проживание.


IT Arena 2020

Даты: 29 сентября — 1 октября 2020 года.

Где: Львов, Украина.

Описание: это одна из крупнейших IT-конференций не только на Украине, но и во всей Восточной Европе. Здесь представлено более 2800 мировых компаний, в разное время здесь проводили семинары Twitter, Uber, Facebook, Philips, Samsung, IBM, Google и Microsoft. На этот год запланировано выступление 90 спикеров, среди них СЕО Rockstar, представители GitLab, Google, Microsoft. В последний день проходит масштабный музыкальный фестиваль на 3000 человек, давно известный за пределами конференции.

Стоимость участия: 140–350 € в зависимости от выбранного пакета посещения мероприятий.

Стоимость авиабилетов: перелет через Беларусь будет стоить 176 €.

Стоимость гостиницы: во Львове можно найти гостиницу на любой кошелек, но приличные варианты стартуют от 60 € за ночь.

Прочие расходы: виза для въезда в Украину не нужна, транспортные и бытовые расходы на 3 дня вряд ли превысят 150 €.

Итого: от 640 € для комфортного посещения конференции — до 1000 €, чтобы получить максимум пользы и удовольствия.

World Summit AI

Даты: 10–11 октября 2020 года.

Где: Амстердам, Нидерланды.

Описание: 6000 тысяч участников и более 140 выступлений всего за 2 дня. И все это посвящено изучению искусственного интеллекта. Среди выступающих — представители Google, Яндекс, Unity, Apple, NASA, Microsoft, IBM, Dell, Toyota, General Motors, Phillips, Qualcomm и еще нескольких десятков компаний. Масштабное мероприятие — как по формату, так и по качеству организации.

Стоимость участия: 399 €.

Стоимость авиабилетов: 278 € за прямой перелет и от 171 € за рейсы с пересадкой.

Стоимость гостиницы: чтобы жить рядом с местом проведения конференции — а это самый центр Амстердама — придется отдать минимум по 110 € за ночь. Если расположиться чуть дальше или снимать частное жилье, плюс обойтись одной ночевкой, стоимость можно сократить до 70 € за поездку.

Прочие расходы: транспорт и еда на 2 дня облегчат кошелек по меньшей мере на 140 €. Для комфортного пребывания придется выложить от 250 €. Помним про 35 € на консульский сбор за оформление визы.

Итого: поездка осенью в Амстердам на 2 дня с посещением WSAI будет стоить не менее 780 €.

Oracle Openworld

Даты: 28 октября — 1 ноября 2020 года.

Где: Сан-Франциско, США.

Описание: Oracle OpenWorld — это ежегодная конференция для тех, кто принимает решения в бизнесе, связанном с IT: коммерции, облачных технологиях, социальном взаимодействии, безопасности, больших данных и аналитике. На OpenWorld можно познакомиться с новейшими решениями в области разработки приложений, искусственного интеллекта, повышения гибкости и эффективности. Так как организатором конференции выступает Oracle, большинство спикеров представляют именно эту компанию и ее партнеров.

Стоимость участия: 2150 $.

Стоимость авиабилетов: прямых авиарейсов в Сан-Франциско из России нет, а рейсы с пересадкой будут стоить минимум в 605 $.

Стоимость гостиницы: экономить на фоне таких трат вряд ли будет смысл, поэтому заложите от 660 $ на бизнес-отель недалеко от места проведения конференции.

Прочие расходы: учитывая длительность мероприятия, есть смысл арендовать автомобиль, что обойдется примерно в 250 $. Плюс питание и городской налог — еще столько же. Сделать визу в России быстро не получится, а с учетом сборов и денег на переезды в страны СНГ стоит заложить еще хотя бы 500 $.

Итого: поездка в Сан-Франциско обойдется в 4450 $.

Gartner IT Infrastructure, Operations Management & Data Center Conference

Даты: 4–7 декабря 2020 года.

Где: Лас-Вегас, США.

Описание: одно из важнейших мероприятий для IT-руководителей состоится в конце года в Лас-Вегасе. Ожидается, что за 4 дня его посетит несколько тысяч человек, от которых зависит сегодняшний облик IT и перспективы отрасли. Пройдет более 60 семинаров, гости которых узнают о ведущих тенденциях на 2020 год, смогут обзавестись контактами и оценить нынешние успехи.

Стоимость участия: 3050–3575 $ — в зависимости от срока покупки билета и доступа к разным мероприятиям.

Стоимость авиабилетов: добраться до Вегаса чуть сложнее, чем до Сан-Франциско. Придется дважды менять самолеты и отдать при этом минимум 615 $.

Стоимость гостиницы: плюс Вегаса в том, что там есть достойные отели за умеренную плату. Снять номер на 3 ночи в пятизвездочной гостинице недалеко от центра можно за 225 $.

Прочие расходы: визовый сбор — 160 $, питание — не меньше 130 $, транспорт — от 40 $. С учетом налога на проживание и поездок для оформления визы сумма накладных составит около 510 $.

Итого: главное IT-событие уходящего года обойдется минимум в 5135 $.

И бонус-трек, если вы рядом с Швецией!

IP EXPO Nordic

Даты: 19–20 сентября 2020 года.

Где: Стокгольм, Швеция.

Описание: одна из крупнейших IT-конференций в Европе со множеством участников, стендов и тем. Масса информации об облачных технологиях, кибербезопасности, сетях, анализе данных, искусственном интеллекте.

Стоимость участия: простое посещение — бесплатно, но VIP-билет с допуском на семинары от ведущих специалистов Amazon и Microsoft обойдется минимум в 775 € (если поторопиться).

Стоимость авиабилетов: прямой рейс из Москвы — 248 €, с пересадками — от 199 €.

Стоимость гостиницы: Стокгольм — дорогой город, так что приличная гостиница недалеко от конференции будет стоить от 65 € за ночь.

Прочие расходы: если у вас нет шенгенской визы, придется отдать от 35 € за ее оформление (за срочное через посредников — и все 120 €). Транспорт и питание на 2-3 дня обойдутся в столице Норвегии еще минимум в 170 €.

Итого: эконом-вариант — 534 €, с комфортом и бизнес-программой — от 1500 €.

Как вы относитесь к конференциям? Ездите ли на них? Делитесь мнением в комментариях.

Добавить комментарий